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Attività

Il Servizio Appalti e Contratti ha il compito di:

  • assicurare l’approvvigionamento di beni, servizi e lavori per il funzionamento della Fondazione nel rispetto degli obiettivi di qualità, efficienza e di tempistica richiesti;
  • curare le relative procedure di affidamento nel rispetto di quanto previsto dal Regolamento Amministrativo FBK ed in applicazione della normativa provinciale in materia e del Codice dei contratti pubblici;
  • assicurare il conferimento degli incarichi professionali esterni per consulenza, studio e ricerca e di lavoro autonomo occasionale, curando la procedura di affidamento nel rispetto di quanto previsto dal Regolamento Amministrativo FBK e della normativa provinciale in materia;
  • gestire le richieste di affiliazione e le pratiche di accesso di stagisti, tesisti, borsisti, internship;
  • assicurare la gestione dei viaggi di missione e la partecipazione dei dipendenti e collaboratori FBK a convegni nell’ambito della ricerca di interesse;
  • diffondere presso la comunità dei ricercatori le opportunità di finanziamento;
  • garantire il supporto necessario per partecipare a bandi di finanziamento per progetti di ricerca e ai bandi di gara per servizi di ricerca e sviluppo;
  • negoziare e formalizzare contratti commerciali e accordi istituzionali;
  • stipulare contratti per la gestione della proprietà intellettuale;
  • assicurare la trasparenza delle attività svolte mediante il regolare aggiornamento delle sezioni di cui il Servizio è identificato Struttura Responsabile per la pagina “Amministrazione Trasparente” del sito istituzionale della Fondazione.

 

Il Servizio Appalti e Contratti si articola in quattro Unità organizzative.

 

Attività Unità Contratti e Gare

L’Unità Contratti e Gare è deputata a:

  • gestire le procedure di affidamento secondo la normativa applicabile e nel rispetto delle direttive emanate dalla Provincia Autonoma di Trento dalla predisposizione degli atti di gara alla stipulazione dei contratti di appalto e degli accordi quadro;
  • procedere alla verifica del possesso dei requisiti di partecipazione alle gare presso i competenti uffici;
  • assicurare la gestione dei portali GUUE, MIT, ANAC, Osservatorio Provinciale, Amministrazione Trasparente per l’attivazione ed esecuzione dei contratti di appalto;
  • garantire la pubblicazione di avvisi per manifestazione di interesse per la partecipazione alle procedure negoziate o per la formazione di elenchi fornitori;
  • in caso di partecipazione di FBK a procedure di gara indette da altri enti: predisporre la documentazione amministrativa e curare l’inoltro delle offerte; richiedere eventuali garanzie fideiussorie provvisorie e definitive;
  • elaborare gli accordi per Raggruppamenti temporanei di imprese o Associazioni Temporanee di scopo; redigere contratti d'appalto, contratti di subappalto e avvalimento;
  • gestire la procedura di affidamento di incarichi professionali esterni per consulenza, studio e ricerca;
  • garantire il supporto giuridico per la stipulazione, sia con soggetti privati che pubblici, degli accordi istituzionali e dei contratti commerciali;
  •  predisporre e negoziare a livello nazionale ed internazionale, con soggetti pubblici e privati, accordi e contratti secondo la corretta applicazione della tipologia individuata e definita nelle linee guida della Fondazione;
  • supportare la ricerca nella tutela e valorizzazione della proprietà intellettuale, sia tramite licenze che nella costituzione di spin-off;
  • supportare le Unità di ricerca e i Servizi della Fondazione per la contrattualistica;
  • garantire la pubblicazione sul sito FBK nella sezione “Amministrazione trasparente” dei dati relativi agli appalti, contratti e consulenze anche in funzione del rispetto della normativa in materia di anticorruzione e trasparenza.
 

Attività Unità Acquisti

L’Unità Acquisti è deputata a:

  • gestire le richieste di acquisto di beni, servizi e lavori fino alla soglia dell’affidamento diretto, attivando la procedura di volta in volta applicabile secondo le linee guida adottate dalla Fondazione;
  • procedere all’emissione dei singoli ordinativi discendenti da contratto aperto o accordo quadro;
  • verificare la regolarità del DURC ai fini della stipula del contratto e dei pagamenti e, a campione secondo le regole stabilite nelle linee guida FBK, il possesso dei requisiti generali e di capacità tecnica dei fornitori;
  • garantire l’acquisizione della documentazione necessaria alla tracciabilità dei pagamenti e alla rendicontazione dei progetti;
  • ricevere le fatture, assicurare la predisposizione della verifica di conformità e procedere alla registrazione;
  • gestire il portale delle fatture elettroniche e le notifiche di esito verso i fornitori;
  • mantenere aggiornata l'anagrafica dei fornitori (autocertificazione requisiti di ordine generale, conto dedicato, regime iva);
  • gestire gli avvisi pubblici per gli elenchi fornitori da utilizzare per gli affidamenti diretti o per le richieste d’offerta in applicazione del regolamento;
  • tracciare le quote associative di FBK e dei singoli dipendenti;
  • assicurare, a richiesta, la traduzione di documenti istituzionali e la revisione dei testi per la ricerca;
  • gestire il magazzino per ricevimento, spedizione e inventariazione beni, gestione delle giacenze di magazzino alla chiusura dell’esercizio e schede di movimentazione in corso di esercizio;
  • gestire i Regolamenti, le Linee Guida e le Procedure di pertinenza dell’Unità.

 

Attività Unità Incoming & Travel

L’Unità Incoming & Travel è deputata a:

  • assicurare la necessaria assistenza per i viaggi di missione e le trasferte del personale: dall’acquisto della biglietteria di viaggio al pagamento di hotel e delle quote di iscrizione ai convegni fino alla gestione delle procedure di rimborso;
  • gestire la contabilità dei viaggi;
  • provvedere alla prenotazione di coffee break e ristorazione, sia interna che esterna;
  • gestire le richieste di lavoro autonomo occasionale, garantire l’acquisizione della documentazione necessaria e assolvere agli adempimenti in materia di Trasparenza;
  • gestire le richieste di affiliazione a FBK, garantire l’acquisizione della documentazione necessaria;
  • istruire le pratiche per l’accesso di stagisti, tesisti, borsisti, internship e ne supporta l’assistenza;
  • gestire i Regolamenti, le Linee Guida e le Procedure di pertinenza dell’Unità.

 

Attività Unità Finanziamenti su Bandi di Ricerca

L’Unità Finanziamenti su Bandi di Ricerca è deputata a:

  • monitorare le opportunità di finanziamento delle attività di ricerca e analizzare i bandi di finanziamento dal punto di vista dell’ambito disciplinare, dei criteri di partecipazione, dell’eleggibilità di FBK;
  • dare visibilità interna alle opportunità di finanziamento, pubblicando a beneficio dei ricercatori una sintesi del bando e notificando le unità di ricerca interessate;
  • gestire le attività finalizzate alla sottomissione di tutte le proposte di progetti istituzionali “a rendicontazione” a livello provinciale, nazionale e europeo;
  • valutare la conformità degli aspetti amministrativi di eleggibilità della Fondazione rispetto ai requisiti di natura amministrativa e contrattuale dello specifico programma e bando di riferimento;
  • predisporre la parte amministrativa e le parti generali della proposta di progetto, raccordandosi con la ricerca, i partner e le agenzie finanziatrici;
  • esaminare la congruità e supportare il responsabile del progetto nella stesura del budget sulla base delle regole e vincoli interni ed esterni in materia amministrativa e contabile;
  • redigere/revisionare gli accordi di progetto/grant agreement e gestire eventuali emendamenti di progetto;
  • redigere e gestire la contrattazione dei Consortium Agreement, predisponendo e aggiornando i modelli contrattuali di pertinenza;
  • fornire i dati aggregati delle proposte di progetto presentate e finanziate;
  • gestire i Regolamenti, le Linee Guida e le Procedure di pertinenza dell’Unità.